Prowadząc firmę świadczącą usługi serwisowe pewnie nie raz zastanawiałeś się w jaki sposób można sprawnie poukładać pracę zespołowi. Od strony administracyjnej dotyczącej pracowników będących stacjonarnie na miejscu – nie wygląda to na zbyt skomplikowane, dopiero problemy pojawiają się, gdy zaczynasz zatrudniać zespoły lub pracowników terenowych. W jaki sposób kontrolować czas pracy takim zespołom? Co zrobić, aby zawsze były na bieżąco z ticketami biorąc pod uwagę, że w biurze pojawiają się raz na tydzień? Na te pytania odpowiem Ci w dzisiejszym artykule. Zapraszam.

Wspólny kalendarz w Serwis365

Otrzymując zgłoszenia serwisowe od swoich klientów kluczową rolę w procesie obsługi odgrywa tzw. administrator. To właśnie on jest na tym pierwszym rzucie, to jego zadaniem jest zrozumienie problemu klienta i przekierowanie ticketu do właściwego zespołu serwisowego. W jaki sposób można takiemu pracownikowi usprawnić pracę? Na przykład poprzez udostępnienie wspólnego kalendarza. Korzystając z niego będzie miał na bieżąco podgląd, gdzie dany zespół serwisowy się znajduje. Warto wspomnieć, że podczas planowania zadań kalendarz pilnuje i informuje administratora o zajętości konkretnych pracowników czy zasobów. Wspólny kalendarz to także narzędzie, które ułatwi planowanie trasy, żeby pracownicy nie robili tzw. „pustych przebiegów” – widok terenowy. 

Magazyny serwisowe

Terenowe zespoły serwisowe często muszą zarządzać i korzystać z różnego rodzaju materiałów, takich jak części zamienne, narzędzia czy chemikalia. Na pewno zdajesz sobie sprawę z tego, że wszystko się eksploatuje co może prowadzić do strat finansowych i utrudniać efektywne funkcjonowanie serwisu terenowego. Tworząc tzw. magazyny terenowe masz większą kontrolę nad tym co dzieje się w firmie. Pamiętaj, że kontrola rozchodów materiałów jest kluczowa dla utrzymania rentowności i efektywności działalności Twojej firmy. 

Aplikacja mobilna 

Istotną rolę w pracy serwisanta odgrywa aplikacja mobilna. Tak jak wspominałam na wstępie z reguły są to zespoły, które raczej sporadycznie bywają w firmie. W wielu firmach zlecenia od administratora przekazywane są w dalszym ciągu drogą papierową. Raz, że jest to niepraktyczne, a dwa nieekologiczne. Pracując na naszym systemie podczas tworzenia ticketu i przypisania do niego wykonawcy – serwisant od razu będzie miał najistotniej informacje dostępne z poziomu mobilki.

Raporty w Serwis365

Raportowanie firmy, jest narzędziem umożliwiającym sprawne zarządzanie organizacją. To właśnie dzięki niemu możesz zawsze być na bieżąco, jeśli chodzi o monitorowanie pracy zespołu. W module Serwi365 masz do dyspozycji szczegółowe zestawienia dotyczące serwisantów. Co istotne generują się one automatycznie na podstawie zrealizowanych ticketów. Korzystając z tej funkcjonalności wiesz, ile dany pracownik spędził czasu u Klienta i ile zrealizował dla niego zadań. Co istotne to Ty decydujesz w jakim okresie czasowym chcesz wyświetlić zestawienie.  

To jedynie kilka kwestii, które pomogą Ci w pewnym stopniu zapanować nad serwisami terenowymi. Jeśli jednak chcesz wiedzieć więcej – obserwuj naszego bloga bo już w najbliższym czasie otrzymasz kolejną dawkę dotyczącą porad serwisowych.